Semua Tools
Templates · KOL Operations

KOL Dashboard Management Template

Template operasional berbasis Lark Base untuk merapikan database KOL, campaign operation, brief, draft content, shipping, invoicing, reconciliation, dan performance review dalam satu workflow.

Buka Template di Lark

Link bisa dibuka lalu dicopy langsung dari Lark.

Tampilan KOL Dashboard Management di Lark Base

WORKFLOW COVERAGE

Database KOLOperationBriefDraftShippingInvoicingDashboard ReportHypotesis Performances
Tutorial Pemakaian KOL Dashboard Management

Ringkasan sistem

KOL Dashboard Management adalah Lark Base/Bitable untuk operasional harian tim KOL. Sistem ini dipakai untuk mencatat database KOL, membuat campaign operation per KOL, mengelola brief, draft, posting, shipping produk, invoice/payment, reconciliation, sampai membaca report performa.

Database

Master data KOL: profile, URL, contact, address, rate card, payment info, dedupe, dan dealing status.

Operation

Pusat eksekusi campaign per KOL. Banyak field ditarik dari Database, Draft, Shipping, dan Invoicing.

Draft

Queue konten, brief URL, draft URL, post URL, dan data performance content.

Brief

Master brief code, product, tier, brief URL, dan status aktif.

Shipping

Request dan tracking pengiriman produk: quantity, AWB, approval Ryan, dan check resi.

Invoicing

Request payment, invoice link, payment proof, validation, dan reconciliation.

Catatan penting: workflow automation aktif tidak terdeteksi. Banyak status berjalan lewat formula dan lookup antar tabel. Jika status tidak berubah, biasanya sumber data di tabel terkait belum lengkap.

Gambar 1 — Peta tabel

Peta ini merapikan hubungan antar tabel: Database menjadi sumber profil KOL, Operation menjadi pusat eksekusi, lalu Draft, Shipping, dan Invoicing mengirim status balik ke Operation. Dashboard Report dipakai untuk monitoring, bukan input data mentah.

Operation pusat eksekusi campaign Database master data KOL Brief brief aktif & tier Draft draft, post, metrics Shipping product, AWB, received Invoicing invoice, payment, reconcile

Gambar 2 — Flow pemakaian harian

Gunakan flow ini sebagai urutan kerja operator dari input KOL sampai reconciliation.

1. Input atau update KOL di Database

  • Isi TT URL atau IG URL dengan format bersih, Name, Niche, Skin Problem jika relevan, Type, PIC, CP, CP Shipping, Detail Address, Payment Information, Rate Card, KTP/NPWP jika dibutuhkan, dan Dealing status.
  • Format URL: TikTok https://www.tiktok.com/@username, Instagram https://www.instagram.com/username/. Hindari parameter tracking, query, atau path tambahan.
  • Cek TT Unique atau IG Unique. Jika Duplicate, cari existing KOL sebelum lanjut. Jika Unique, lanjutkan proses dealing.

2. Buat record di Operation

  • Gunakan view All Views - Input Here.
  • Isi KOL ID, Product, SOW, Detailed SOW, First Post on, Dealed Rate, Product Value, PIC DEAL, dan Send Brief jika brief sudah dikirim.
  • Jangan isi ulang data lookup secara manual di Operation. Jika lookup salah atau kosong, perbaiki sumbernya di Database.

3. Kelola Brief

  • Pakai brief dengan status Active. Jangan gunakan brief Not Active atau duplicate untuk campaign baru kecuali ada arahan khusus.
  • Field penting: BID, PID, Product, Tier, Brief URL, dan Status.

4. Kelola Draft dan Posting

  • Track Operation ID, Platform, Product, Brief URL, Planned to Post, Draft URL, Post URL, Status, Refresh Status, dan metrik content.
  • Status Draft di Operation dihitung dari Draft Code, Drafted, dan Posted dibanding SOW.
  • Jika status belum berubah, cek Operation ID, Draft URL, Post URL, dan kesesuaian jumlah SOW.

5. Kelola Shipping

  • Isi Operation ID, Product 1/2/3, QTY, CP Shipping, Address, AWB, Approval Ryan, Link Check Resi, dan Months Shipping.
  • Status: Unrequested, Requested, Sent, Received. Isi AWB setelah paket dikirim dan centang Shipped di Operation setelah barang diterima.

6. Kelola Invoicing dan Payment

  • Track Operation Code, Validation, Product, Detailed SOW, Status Draft, Invoice Link, Screenshot Chat, Payment Proof, Months Payment, Nominal Payment, Nominal Deal, Status Reconcile, notes finance/Biotalk/Griity, serta Kelengkapan & Approval.
  • Jangan centang reconcile jika invoice atau payment proof belum jelas.

7. Baca Report dan Hypotesis Performances

  • Gunakan Dashboard Report untuk melihat summary performa dan status secara cepat.
  • Gunakan Hypotesis Performances untuk review angle/content bulanan: Qty Content, Views, Likes, Comments, Share, Save, ER%, CPM, CPE, Budget, Winning >10K, Winning >25K, dan winning rate.
  • Pakai insight winning angle untuk brief berikutnya.
Tips · automation

Update view dan engagement KOL otomatis

Untuk mengurangi update manual, gunakan fitur Base Extension di Lark dan cari TikTok Assistant. Extension ini bisa membantu extract data utama dari link video TikTok, lalu hasilnya dipakai untuk memperbarui metrik seperti view, like, comment, share, save/collection, dan engagement content di tabel Draft atau Hypotesis Performances.

Lark Base Extension TikTok Assistant untuk update view dan engagement otomatis

Cara pakai cepat

  1. Buka Lark Base → Extensions, lalu cari TikTok Assistant.
  2. Hubungkan field Post URL atau link video TikTok dari tabel Draft.
  3. Map hasil extract ke View Count, Like Count, Comment Count, Share Count, Save/Collection, dan metrik engagement yang tersedia.
  4. Jalankan refresh berkala sebelum review Report atau Hypotesis Performances.

Catatan: cek ulang beberapa sampel data setelah setup pertama. Automation membantu mempercepat refresh metrik, tapi validasi manual tetap diperlukan untuk post penting atau campaign besar.

Gambar 3 — Lifecycle status Operation

Shipping

  1. Unrequested: belum ada request shipping.
  2. Requested: record Shipping ada, AWB belum ada.
  3. Sent: AWB terisi, barang belum ditandai received.
  4. Received: Shipped di Operation sudah dicentang.

Payment

  1. Unrequested: belum ada record Invoicing.
  2. Requested: record ada, invoice/payment proof belum lengkap.
  3. Invoiced: invoice link sudah ada, payment proof belum ada.
  4. Paid: payment proof sudah ada atau exception status dicentang.

Checklist operator

Checklist harian

  1. Buka Database dan cek KOL baru.
  2. Pastikan URL clean dan status Unique tidak duplicate.
  3. Update Dealing status.
  4. Untuk KOL Dealt, buat record Operation.
  5. Isi SOW, product, first post date, dealed rate, dan PIC DEAL.
  6. Pilih brief aktif dari tabel Brief.
  7. Input Draft sesuai jumlah SOW.
  8. Update Draft URL saat konten submit dan Post URL saat konten publish.
  9. Buat Shipping jika produk dikirim dan Invoicing jika perlu payment.
  10. Cek status Operation: Drafted, Posted, Shipping, Payment, dan Status KOL.
  11. Review Dashboard Report dan follow-up item yang masih Need Update Status.

Checklist bulanan

  1. Buka Operation dan cek group Month.
  2. Cek Draft dan posting yang belum complete.
  3. Cek Shipping dan Invoicing per month.
  4. Validasi Waiting List Payment dan Posting Reconcilliation.
  5. Pastikan payment proof dan reconcile sudah benar.
  6. Review Hypotesis Performances untuk winning angle.
  7. Update summary atau insight untuk planning brief bulan berikutnya.

Troubleshooting cepat

  • Duplicate muncul: cek TT/IG URL, pastikan URL bersih, search username di Database, lalu jangan lanjut buat Operation baru sebelum status jelas.
  • Drafted tidak berubah: cek Operation ID, SOW, dan Draft URL.
  • Posted tidak berubah: cek Post URL dan jumlah post dibanding SOW.
  • Shipping stuck: buat record Shipping untuk Unrequested, isi AWB untuk Requested, dan centang Shipped di Operation setelah received.
  • Payment stuck: buat record Invoicing, isi Invoice Link, validasi Payment Proof, lalu reconcile setelah bukti jelas.
  • Lookup kosong: cek KOL ID dan perbaiki sumbernya di Database; jangan edit hasil lookup manual di Operation.